Lumbo
LumboDokumentasi

Manajemen Staff

Pengaturan akses staff

Fitur Manajemen Staff memungkinkan Anda mengelola user yang dapat mengakses sistem Lumbo. Dengan sistem role-based access control, Anda dapat memastikan setiap staff hanya memiliki akses ke fitur yang mereka butuhkan.

Role dan Hak Akses

Lumbo memiliki 2 role untuk staff yang di-invite, plus pemilik bisnis:

Tabel Hak Akses per Role

FiturOwnerAdminStaff
Dashboard✅✅✅
Katalog Produk✅ CRUD✅ CRUD✅ Read
Kategori✅ CRUD✅ CRUD✅ Read
Penerimaan✅ CRUD✅ CRUD✅ CRUD
Pengeluaran✅ CRUD✅ CRUD✅ CRUD
Manajemen Stok✅ CRUD✅ CRUD✅ Read
Laporan per Gudang✅✅ (scope assignment)❌
Laporan Konsolidasi✅❌❌
Manajemen Gudang✅❌❌
Manajemen Staff✅✅❌
Billing/Subscription✅❌❌

CRUD = Create, Read, Update, Delete

Penjelasan Role

Owner (Pemilik Bisnis)

  • User yang membuat/mendaftarkan bisnis
  • Akses penuh ke semua fitur tanpa batasan
  • Dapat invite staff dan admin
  • Mengatur subscription dan billing
  • Mengakses semua gudang
  • Hanya ada 1 owner per akun

Admin Operasional (staff-admin)

  • Staff yang memiliki assignment admin pada setidaknya satu gudang
  • Akses operasional pada gudang yang diassign, tanpa menjadi pemilik bisnis
  • Dapat invite dan mengelola staff biasa hanya pada gudang tempat assignment admin miliknya
  • Tidak dapat mengelola gudang, identitas perusahaan, billing, atau role/target admin
  • Warehouse access tetap hanya assignment aktual; role admin tidak memberi akses global

Staff

  • Staff yang di-invite dengan role staff (default saat invite)
  • Akses terbatas untuk operasional harian
  • Dapat mencatat penerimaan dan pengeluaran
  • Tidak dapat menghapus atau mengubah produk
  • Tidak dapat melihat laporan
  • Hanya mengakses gudang yang diassign

Melihat Daftar Staff

Lihat semua user yang terdaftar di akun Anda:

Cara Mengakses:

  1. Buka menu Manajemen Staff di sidebar
  2. Halaman menampilkan daftar staff yang sudah bergabung dan undangan yang menunggu

Kolom Tabel Staff:

KolomKeterangan
NamaNama lengkap staff
EmailEmail login
GudangGudang yang diakses
RoleAdmin / Staff
BergabungTanggal staff bergabung
AksiEdit Penugasan, Hapus Akses (khusus target role Staff)

Catatan: Target admin tidak dapat diedit atau dihapus. Staff-admin hanya melihat assignment dan undangan pada gudang yang ia kelola.

Undangan Menunggu

Di bawah tabel staff, ditampilkan daftar undangan yang masih pending:

Kolom Tabel Undangan:

KolomKeterangan
NamaNama yang diundang
EmailEmail tujuan undangan
GudangGudang yang akan diassign
StatusMenunggu (pending)
KadaluarsaSisa waktu undangan valid
AksiSalin Link, Batalkan

Invite Staff Baru

Undang anggota tim untuk mengakses sistem:

Langkah-langkah:

  1. Buka menu Manajemen Staff
  2. Klik tombol "+ Invite Staff"
  3. Isi formulir undangan:
FieldKeteranganWajib
EmailEmail staff yang akan diundang✅ Ya
Nama LengkapNama lengkap staff✅ Ya
GudangPilih satu gudang yang bisa diakses✅ Ya
  1. Klik "Kirim Undangan"

Limit Staff:

  • Paket Basic: Maksimal 3 staff
  • Paket Pro: Unlimited staff

Setelah Invite:

  • Staff menerima email undangan
  • Link di email untuk membuat akun dan password
  • Undangan berlaku 7 hari
  • Setelah aktivasi, staff bisa login dan mengakses gudang yang diassign

Tips: Jika staff tidak menerima email, cek folder Spam atau salin link undangan secara manual.

Menyalin Link Undangan

Jika staff tidak menerima email undangan:

Langkah-langkah:

  1. Di tabel Undangan Menunggu, cari undangan yang dimaksud
  2. Klik tombol "Salin Link" (ikon copy)
  3. Link tersalin ke clipboard
  4. Kirimkan link tersebut ke staff melalui channel lain (WhatsApp, dll)

Edit Penugasan Staff

Ubah gudang yang diakses staff:

Langkah-langkah:

  1. Di tabel staff, klik menu ⋮ (titik tiga) pada baris staff
  2. Pilih "Edit Penugasan"
  3. Pilih gudang baru dari dropdown
  4. Klik "Simpan"

Yang Bisa Diubah:

FieldBisa Diubah?
Email❌ Tidak (identitas login)
Nama❌ Tidak
Role❌ Tidak
Gudang✅ Ya

Catatan: Edit hanya tersedia untuk role Staff. Admin tidak dapat diedit.

Hapus Akses Staff

Cabut akses staff yang tidak lagi bekerja:

Langkah-langkah:

  1. Di tabel staff, klik menu ⋮ (titik tiga) pada baris staff
  2. Pilih "Hapus Akses"
  3. Konfirmasi penghapusan

Yang Terjadi Saat Hapus:

  • Staff tidak bisa login lagi ke bisnis Anda
  • Data dan riwayat transaksi oleh staff tetap tersimpan
  • Staff bisa di-invite ulang dengan email yang sama

Aturan Penghapusan:

KondisiBisa Hapus?
Role Staff✅ Ya
Role Admin❌ Tidak

⚠️ Penting: Segera hapus akses ketika staff resign untuk mencegah akses tidak sah.

Batalkan Undangan

Batalkan undangan yang belum diterima:

Langkah-langkah:

  1. Di tabel Undangan Menunggu, cari undangan yang ingin dibatalkan
  2. Klik tombol "Batalkan" (ikon trash)
  3. Konfirmasi pembatalan

Yang Terjadi:

  • Link undangan tidak berlaku lagi
  • Staff tidak bisa menggunakan link tersebut
  • Anda bisa invite ulang dengan email yang sama

Keamanan Akun Staff

Reset Password

Staff bisa reset password sendiri via halaman login:

  1. Klik "Lupa Password"
  2. Masukkan email
  3. Ikuti link di email untuk reset

Best Practices Manajemen Staff

1. Principle of Least Privilege

Berikan hak akses minimal yang dibutuhkan:

  • Staff gudang: Role Staff, akses gudang mereka saja
  • Supervisor: assignment role Admin pada gudang yang perlu dikelola
  • Owner: Gunakan sendiri untuk tugas administratif dan billing

2. Review Akses Berkala

Setiap 3 bulan, review daftar staff:

  • Hapus akses staff yang sudah resign
  • Pastikan gudang assignment masih sesuai

3. Dokumentasi Role

Buat catatan internal tentang role assignment:

PosisiRole LumboGudang
Staff Gudang JakartaStaffGudang Jakarta
SupervisorAdmin operasionalGudang Jakarta
Staff Gudang BandungStaffGudang Bandung
Owner BisnisOwnerSemua Gudang

4. Email Terpisah

Pastikan setiap staff menggunakan email individual:

  • Hindari sharing akun
  • Memudahkan audit trail
  • Lebih aman jika staff resign

5. Handover Saat Resign

Ketika staff resign:

  1. Hapus akses segera di hari terakhir
  2. Pastikan tidak ada transaksi pending
  3. Informasikan ke tim tentang perubahan

Contoh Penggunaan

Skenario: Setup Team untuk Gudang Baru

Situasi: Membuka gudang baru di Surabaya, perlu assign 3 staff.

Langkah:

  1. Buat gudang "Gudang Surabaya" (lihat Manajemen Gudang)

  2. Invite Staff Gudang (3 orang):

    (Ulangi untuk staff lainnya)

  3. Verifikasi:

    • Pastikan semua menerima email undangan
    • Jika belum, salin link undangan dan kirim manual
    • Follow up jika belum aktivasi setelah 2-3 hari

Troubleshooting

Staff Tidak Menerima Email Undangan

Solusi:

  1. Cek folder Spam/Junk
  2. Verifikasi email sudah benar
  3. Salin link undangan dan kirim manual via WhatsApp/channel lain

Staff Tidak Bisa Akses Gudang

Solusi:

  1. Edit penugasan staff
  2. Pastikan gudang yang dibutuhkan sudah dipilih
  3. Simpan dan minta staff refresh/login ulang

Undangan Sudah Kadaluarsa

Solusi:

  1. Batalkan undangan lama
  2. Buat undangan baru dengan email yang sama

Tips

  • Invite staff sebelum mereka mulai bekerja agar sudah siap di hari pertama
  • Gunakan email perusahaan bukan personal untuk keamanan
  • Salin link undangan sebagai backup jika email tidak sampai
  • Document siapa memiliki akses apa untuk referensi

Selanjutnya: Penerimaan Barang →