Manajemen Staff | Dokumentasi Lumbo WMS

Fitur Manajemen Staff memungkinkan Anda mengelola user yang dapat mengakses sistem Lumbo. Dengan sistem role-based access control, Anda dapat memastikan setiap staff hanya memiliki akses ke fitur yang mereka butuhkan.

Contoh staff demo; nama dan email akun disamarkan. Klik gambar untuk melihat ukuran penuh.

Role dan Hak Akses

Lumbo membedakan pemilik bisnis dari staff dengan role penugasan Admin atau Staff per gudang. Satu undangan dapat memuat beberapa gudang dengan role berbeda. Owner dapat memilih Admin atau Staff pada setiap gudang; Admin operasional hanya dapat mengundang Staff ke gudang tempat ia memiliki assignment Admin.

Tabel Hak Akses per Role

Fitur	Owner	Admin	Staff
Dashboard	✅	✅	✅
Katalog Produk	✅ CRUD	✅ CRUD	✅ Read
Kategori	✅ CRUD	✅ CRUD	✅ Read
Penerimaan	✅ CRUD	✅ CRUD	✅ CRUD
Pengeluaran	✅ CRUD	✅ CRUD	✅ CRUD
Manajemen Stok	✅ CRUD	✅ CRUD	✅ Read
Laporan per Gudang	✅	✅ (scope assignment)	❌
Laporan Konsolidasi	✅	❌	❌
Manajemen Gudang	✅	❌	❌
Manajemen Staff	✅	✅ (Staff pada scope assignment Admin)	❌
Billing/Subscription	✅	❌	❌
Profil Perusahaan	✅	❌	❌
Template Dokumen / Privasi Media	✅	✅	❌

CRUD = Create, Read, Update, Delete

Penjelasan Role

Owner (Pemilik Bisnis)

User yang membuat/mendaftarkan bisnis
Akses ke semua fitur sesuai plan langganan
Dapat mengundang anggota tim baru atau staff yang sudah bergabung ke beberapa gudang sekaligus, dengan role Admin atau Staff per gudang
Mengatur subscription dan billing
Mengakses semua gudang
Hanya ada 1 owner per akun

Admin Operasional (staff-admin)

Staff yang memiliki assignment admin pada setidaknya satu gudang
Akses operasional pada gudang yang diassign, tanpa menjadi pemilik bisnis
Dapat invite dan mengelola staff biasa hanya pada gudang tempat assignment admin miliknya
Tidak dapat mengelola gudang, identitas perusahaan, billing, atau role/target admin
Warehouse access tetap hanya assignment aktual; role admin tidak memberi akses global
Dapat membuka Pengaturan → Template Dokumen dan Privasi Media, tetapi tidak Profil Perusahaan atau Langganan

Staff

Memiliki role Staff pada gudang yang diassign; role dapat berbeda pada gudang lain sesuai undangan dari Owner
Akses terbatas untuk operasional harian
Dapat mencatat penerimaan dan pengeluaran
Tidak dapat menghapus atau mengubah produk
Tidak dapat melihat laporan
Hanya mengakses gudang yang diassign

Melihat Daftar Staff

Owner dapat melihat penugasan staff di seluruh bisnis. Staff-admin hanya melihat penugasan Staff dan undangan yang dapat dikelola dalam scope gudang tempat ia memiliki assignment Admin, bukan seluruh bisnis. Ringkasan setiap undangan menampilkan seluruh pilihan gudang dan role, bukan hanya satu gudang.

Cara Mengakses:

Buka menu Manajemen Staff di sidebar
Halaman menampilkan daftar staff yang sudah bergabung dan undangan yang menunggu

Kolom Tabel Staff:

Kolom	Keterangan
Nama	Nama lengkap staff
Email	Email login
Gudang	Gudang yang diakses
Role	Admin / Staff
Bergabung	Tanggal staff bergabung
Aksi	Edit Penugasan, Hapus Akses (khusus target role Staff)

Catatan: Target admin tidak dapat diedit atau dihapus. Staff-admin hanya melihat assignment dan undangan pada gudang yang ia kelola.

Undangan Menunggu

Di bawah tabel staff, ditampilkan daftar undangan yang masih pending:

Kolom Tabel Undangan:

Kolom	Keterangan
Nama	Nama yang diundang
Email	Email tujuan undangan
Gudang dan Role	Semua gudang yang dipilih beserta role Admin/Staff masing-masing
Status	Menunggu (pending)
Kadaluarsa	Sisa waktu undangan valid
Aksi	Salin Link, Batalkan

Mengundang Staff Baru atau Menambah Akses

Undang anggota tim baru, atau gunakan email akun staff yang sudah berada di bisnis yang sama untuk menambah akses ke gudang lain. Undangan tidak mengubah akses yang sudah dimiliki.

Langkah-langkah:

Buka menu Manajemen Staff
Cari formulir undangan staff
Isi formulir undangan:

Field	Keterangan	Wajib
Email	Email staff yang akan diundang	✅ Ya
Nama Lengkap	Nama lengkap staff	✅ Ya
Gudang	Centang satu atau beberapa gudang yang akan ditambahkan	Ya
Role per Gudang	Owner memilih Admin atau Staff pada setiap gudang; untuk Admin operasional, role selalu Staff	Ya

Klik "Kirim Undangan"

Owner dapat memilih kombinasi role, misalnya Gudang Jakarta — Admin, Gudang Bandung — Admin, dan Gudang Surabaya — Staff, dalam satu undangan. Admin operasional hanya dapat memilih gudang tempat ia memiliki assignment Admin dan tidak dapat memberi role Admin. Role Admin tidak memberikan akses Owner, billing, profil perusahaan, atau kepemilikan gudang.

Pilih hanya gudang yang belum diassign kepada penerima. Gudang yang sudah dimiliki penerima ditolak, sekalipun role yang dipilih berbeda. Undangan tidak memindahkan, menghapus, menaikkan, atau menurunkan role pada penugasan lama. Edit Penugasan tetap hanya memindahkan penugasan Staff dan tidak mengubah role; tidak ada pengelolaan role umum melalui menu tersebut.

Email staff dari bisnis lain atau akun pemilik bisnis tidak dapat menerima undangan ini. Jika email tersebut sudah memiliki undangan yang masih menunggu, selesaikan atau batalkan undangan lama sebelum membuat yang baru.

Limit Staff:

Paket Basic: 1 slot staff dasar + slot add-on yang sudah dibeli dan masih aktif; misalnya 2 slot add-on aktif memberi kapasitas total 3 staff
Add-on Basic: acuan Rp 20.000/slot/bulan atau Rp 240.000/slot/tahun (12× tarif bulanan, bukan diskon tahunan paket dasar)
Paket Pro: Unlimited staff
Kuota dan harga yang berlaku mengikuti katalog billing, bukan jaminan dari angka panduan ini. Owner dapat memeriksanya lewat menu user di bagian bawah sidebar → Pengaturan → Langganan → Kelola Langganan; staff-admin tidak dapat mengelola billing.
Kuota menghitung orang unik, bukan jumlah gudang. Satu orang dengan beberapa penugasan tetap memakai satu slot; menambah gudang untuk staff yang sudah berada di bisnis yang sama tidak memakai slot tambahan.

Setelah Invite:

Penerima mendapatkan satu email dan satu link untuk seluruh pilihan gudang/role.
Pengguna baru membuat akun dengan email tujuan undangan. Staff yang sudah memiliki akun login dengan email yang sama, memeriksa semua pilihan gudang/role, lalu menekan Terima Undangan.
Undangan berlaku 7 hari. Link undangan lama yang dibuat sebelum dukungan multi-gudang tetap berlaku sesuai masa berlakunya dan hanya memberi role Staff pada gudang asal.
Semua akses baru diberikan sekaligus setelah undangan diterima. Jika salah satu pilihan tidak valid, tidak ada sebagian akses yang ditambahkan dan akses lama tetap utuh.
Sistem memeriksa email akun, langganan/kapasitas, serta kewenangan pembuat undangan saat penerimaan. Undangan tidak dapat memberi akses jika pembuatnya sudah kehilangan kewenangan yang diperlukan.
Setelah berhasil menerima, penerima diarahkan ke gudang pertama dalam urutan pilihan undangan; gudang lain yang diassign tersedia melalui pemilih gudang.

Tips: Jika email gagal terkirim, undangan tetap tersimpan dan pesan peringatan menyediakan link untuk dibagikan secara manual. Jika email belum terlihat, periksa Spam atau gunakan Salin Link pada undangan tersebut; tidak perlu membuat undangan kedua.

Menyalin Link Undangan

Jika staff tidak menerima email undangan:

Langkah-langkah:

Di tabel Undangan Menunggu, cari undangan yang dimaksud
Klik tombol "Salin Link" (ikon copy)
Link tersalin ke clipboard
Kirimkan link tersebut ke staff melalui channel lain (WhatsApp, dll)

Edit Penugasan Staff

Ubah gudang pada penugasan Staff yang dipilih. Owner dapat memilih gudang dalam bisnisnya; staff-admin hanya dapat memindahkan penugasan Staff antara gudang tempat ia memiliki assignment Admin.

Langkah-langkah:

Di tabel staff, klik menu ⋮ (titik tiga) pada baris staff
Pilih "Edit Penugasan"
Pilih gudang baru dari dropdown
Klik "Simpan"

Yang Bisa Diubah:

Field	Bisa Diubah?
Email	❌ Tidak (identitas login)
Nama	❌ Tidak
Role	❌ Tidak
Gudang	✅ Ya

Catatan: Edit hanya tersedia untuk penugasan dengan role Staff. Penugasan Admin tidak dapat diedit lewat menu ini, termasuk oleh Owner. Owner dapat memilih role Admin saat mengundang ke gudang yang belum dimiliki penerima, bukan mengubah role penugasan yang sudah ada.

Hapus Akses Staff

Cabut penugasan gudang staff yang tidak lagi memerlukan akses:

Langkah-langkah:

Di tabel staff, klik menu ⋮ (titik tiga) pada baris staff
Pilih "Hapus Akses"
Konfirmasi penghapusan

Yang Terjadi Saat Hapus:

Penugasan yang dipilih dicabut, sehingga staff tidak dapat mengakses gudang tersebut lewat penugasan itu; akses pada gudang lain yang masih diassign tetap berlaku
Data dan riwayat transaksi oleh staff tetap tersimpan
Staff bisa di-invite ulang dengan email yang sama
Jika tidak ada penugasan lain yang tersisa, akses staff ke bisnis Anda ikut dicabut; akun login tidak dihapus

Aturan Penghapusan:

Kondisi	Bisa Hapus?
Role Staff	✅ Ya
Role Admin	❌ Tidak

⚠️ Penting: Ketika staff resign, cabut seluruh penugasan gudangnya. Staff-admin hanya dapat mencabut penugasan Staff dalam gudang yang ia kelola; hubungi Owner jika masih ada akses di luar scope tersebut atau penugasan Admin.

Batalkan Undangan

Batalkan undangan yang belum diterima:

Langkah-langkah:

Di tabel Undangan Menunggu, cari undangan yang ingin dibatalkan
Klik tombol "Batalkan" (ikon trash)
Konfirmasi pembatalan

Yang Terjadi:

Link undangan tidak berlaku lagi
Staff tidak bisa menggunakan link tersebut
Anda bisa invite ulang dengan email yang sama

Keamanan Akun Staff

Bantuan Login dan Kata Sandi

Staff login dengan email dan kata sandi akun yang sudah didaftarkan. Jika gagal masuk:

Pastikan email sesuai undangan dan kata sandi benar
Jika email belum dikonfirmasi, klik Kirim Ulang Kode Verifikasi pada pesan login dan masukkan OTP di halaman verifikasi
Jika lupa kata sandi atau tetap tidak bisa masuk, hubungi Owner atau support di [email protected] / +62 851-8220-8643 untuk bantuan

Halaman login saat ini tidak menyediakan tombol Lupa Password atau reset kata sandi mandiri. Jangan membuat akun duplikat atau memakai akun Owner untuk mengatasi kendala login.

Best Practices Manajemen Staff

1. Principle of Least Privilege

Berikan hak akses minimal yang dibutuhkan:

Staff gudang: Role Staff, akses gudang mereka saja
Supervisor: Owner memilih Admin hanya untuk gudang yang perlu dikelola; Admin operasional tetap hanya dapat mengundang Staff dalam scope miliknya
Owner: Gunakan sendiri untuk tugas administratif dan billing

2. Review Akses Berkala

Setiap 3 bulan, review daftar staff:

Hapus akses staff yang sudah resign
Pastikan gudang assignment masih sesuai

3. Dokumentasi Role

Buat catatan internal tentang role assignment:

Posisi	Role Lumbo	Gudang
Staff Gudang Jakarta	Staff	Gudang Jakarta
Supervisor	Admin operasional	Gudang Jakarta
Staff Gudang Bandung	Staff	Gudang Bandung
Owner Bisnis	Owner	Semua Gudang

4. Email Terpisah

Pastikan setiap staff menggunakan email individual:

Hindari sharing akun
Memudahkan audit trail
Lebih aman jika staff resign

5. Handover Saat Resign

Ketika staff resign:

Cabut seluruh penugasan gudang segera di hari terakhir; minta Owner menangani akses yang tidak dapat Anda kelola
Pastikan tidak ada transaksi pending
Informasikan ke tim tentang perubahan

Contoh Penggunaan

Skenario: Setup Team untuk Gudang Baru

Situasi: Membuka gudang baru di Surabaya, perlu assign 3 staff.

Langkah:

Buat gudang "Gudang Surabaya" (lihat Manajemen Gudang)
Invite Staff Gudang (3 orang):
- Email: [email protected]
- Nama: Budi Santoso
- Pilihan gudang/role: Gudang Surabaya — Staff
(Ulangi untuk staff lainnya)
Verifikasi:
- Pastikan semua menerima email undangan
- Jika belum, salin link undangan dan kirim manual
- Follow up jika belum aktivasi setelah 2-3 hari

Troubleshooting

Staff Tidak Menerima Email Undangan

Solusi:

Cek folder Spam/Junk
Verifikasi email sudah benar
Salin link undangan dan kirim manual via WhatsApp/channel lain

Staff Tidak Bisa Akses Gudang

Solusi:

Periksa seluruh penugasan staff dan pastikan gudang yang dibutuhkan memang tercantum
Untuk menambah akses tanpa menghilangkan akses lama, kirim undangan ke email akun staff tersebut dan pilih gudang baru; penerima harus menerima undangan dengan email yang sama
Gunakan Edit Penugasan hanya jika ingin memindahkan penugasan Staff. Staff-admin hanya dapat memilih gudang dalam scope assignment Admin miliknya; minta Owner menangani kebutuhan di luar scope

Undangan Sudah Kadaluarsa

Solusi:

Batalkan undangan lama
Buat undangan baru dengan email yang sama

Tips

Invite staff sebelum mereka mulai bekerja agar sudah siap di hari pertama
Gunakan email perusahaan bukan personal untuk keamanan
Salin link undangan sebagai backup jika email tidak sampai
Document siapa memiliki akses apa untuk referensi

Selanjutnya: Penerimaan Barang →